Die meisten Musikfestivals haben klein angefangen, oftmals mit einer Handvoll Organisatoren. Wenn man nicht gerade in einer Eventfirma arbeitet, kann die Organisation eines Musikfestivals eine recht anspruchsvolle Aufgabe sein. Dabei gibt es einige Kernbereiche, die man abdecken muss.

Finanzen

Eines der größten Probleme ist die Finanzierung. Selbst wenn das Festival ein Erfolg ist, wird man beim ersten Mal in Vorkasse treten müssen. Hier helfen Bürgschaften, auch von öffentlichen Einrichtungen, und Sponsorengelder. Auf keinen Fall sollte man sich das Festival mit unrealistischen Zuschauerzahlen schönrechnen.

Sicherheit

Wenn das Festival auf einem Freigelände stattfindet, spielt die Sicherheit eine große Rolle. Man muss das Gelände einzäunen, aber auch die Karten kontrollieren, den Backstagebereich absichern und dafür sorgen, dass es eine Erste-Hilfe-Station gibt. Oft helfen örtliche Rettungsorganisationen wie das Deutsche Rote Kreuz dabei.

Ein gutes Team

Niemand wird ein Festival alleine organisieren können. Hier ist Teamarbeit gefragt. Jedes Mitglied hat dabei eigene Aufgaben, wie Finanzen, Bands, Marketing, Sicherheit und ähnliches. Ein Festival das erste Mal auf die Beine zu stellen dauert etwa ein Jahr und man wird sich mindestens einmal die Woche treffen müssen. Vor dem Festival wird man etwa zwei Wochen fast rund um die Uhr daran arbeiten, nach dem Festival etwa eine Woche. Man sollte ein gutes Marketingteam haben, damit das Festival auch bekannt wird.

Musikanlage, Toiletten, Verpflegung

Manche Bands bringen ihre eigenen Anlage mit, andere nur was sie auf der Bühne brauchen. Bei einem Festival wird meistens über eine Lautsprecheranlage und ein Mischpult gespielt. Diese müssen extra kalkuliert und bestellt werden. Wer auf Freigelände das Event veranstaltet, wird Toiletten aufstellen müssen, etwa eine pro 10 Besucher, und auch für ausreichend Wasser sorgen müssen. Liegt keine Stromleitung fest in der Erde, muss man mit großen – und teuren – Generatoren arbeiten. Schließlich wollen die Zuschauer auch etwas zu essen haben – am besten vergibt man diesen Bereich an eine Cateringfirma.